Pengenalan Microsoft Access
Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Objek pada Microsoft Access
· Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
· Tabel berarti kumpulan dari data sejenis dan terdiri atas beberapa field dan record.
· Field adalah Variable yang mewakili suatu kumpulan record/data dalam suatu table.
· Record adalah sekumpulan data atau isi dari table yang mengandung arti.
· Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data.
· Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat control proses memasukkan, memeriksa, dan memperbaharui data.
· Report adalan sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah disusun.
Membuat Database Microsoft Access
Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access, maka akan langsung tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat database baru dengan cara memilih menu File → New (Ctrl+N) Lalu pilih Blank Database..
Setelah memilih Blank Database, Anda bisa langsung menyimpan database tersebut dengan nama dan direktori yang Anda inginkan.
Membuka File Database
Membuka file database Microsoft Access, berarti membuka file database yang pernah dibuat dan disimpan. Apabila Anda membuka jendela database baru, maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada Microsoft Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database. Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut :
1. Pilih File → Open dari Menu Bar, kemudian cari file database yang ingin dibuka.
2. Klik icon Open yang ada pada bagian toolbar pada lembar kerja Microsoft Access. kemudian cari file database yang ingin dibuka.
3. Tekan tombol Ctrl + O secara bersamaan, kemudian cari file database yang ingin dibuka..
Menutup File Database
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database Microsoft Access, maka sebelum menutup file, simpan seluruh data yang telah Anda buat dan pernah Anda buka. Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu langkah berikut ;
1. Klik File → Close pada Menu Bar
2. Tekan tombol Ctrl + F4 atau Ctrl + W secara bersamaan.
3. Klik icon Close pada Title Bar di bagian sudut kanan atas dari jendela database
2. Jenis Data dalam Microsoft Access
Jenis data yang akan ditampilkan pada setiap field pada Microsoft Access. Jenis-jenis data tersebut adalah sebagai berikut:
1. Text merupakan jenis data yang sering digunakan. Jenis data ini dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca (Alfabetic danNumeric).Jenis data ini dapat menampung hingga 255 karakter
2. Memo merupakan jenis data yang dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 65.535 karakter.
3. Number merupakan jenis data numeric yang ada pada Microsoft Access.
4. Date/Time merupakan jenis data yang digunakan untuk menyimpan nilai tanggal atau jam atau kombinasi dari keduanya.
5. Currency merupakan jenis data yang berisi nilai mata uang yang digunakan dalam perhitungan matematis. Jenis data ini memiliki ketelitian sampai 15 digit di sebelah kiri tanda decimal, dan 4 digit di sebelah kanan dari tanda desimal
6. AutoNumber merupakan jenis data yang berisi bilangan urut yang sudah ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.
7. Yes/No merupakan jenis data berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false atau On/Off.
8. OLE (Object Linking and Embedding) Object merupakan jenis data yang diigunakan untuk eksternal objek. Misalnya lembar kerja Excel, dokumen Word, gambar,suara, dan sebagainya.
9. Hyperlink merupakan jenis data yang dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan objek atau data yang tersimpan dilokasi tertentu.
10. Lookup Wizard merupakan jenis data yang digunakan untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.
3. Membuat Table
Table merupakan tempat untuk menyimpan data yang terdiri dari beberapa field dan record. Table sangat diperlukan dalam database sebagai tempat penyimpanan data yang akan dip roses. Berikut ini akan Kami paprkan cara membuat table pada Microsoft Acceess. Langkahnya sebagai berikut :
1. Pastikan Anda sudah berada dalam lembar kerja Microsoft Access dan telah membuat database.
2. Pada jendela database klik object Table (pada gambar ditunjukkan dengan nomor 1)..
3. Klik ganda pada Create Table in Design view (pada gambar ditunjukkan dengan nomor 2)
3. Pada jendela table ketikan field-field table yang diperlukan beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Nama sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini :
4. Pilih File → Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan mahasiswa. Kita simpan dengan nama mahasiswa ”.
5. Table mahasiswa sudah selesai dibuat.
4. Membuka dan Mengisi Table
Membuka table pada Microsoft Access berarti Anda ingin mengisi table tersebut dengan data-data yang sudah Anda tentukan. Untuk membuka table, klik ganda saja pada nama table yang telah kita buat dalam database. seperti gambar di bawah ini: (table ditunjukkan oleh lingkaran merah).
Selanjutnya untuk mengisi table, kita bisa langsung ketikkan data-data yang penting tadi ke masing-masing field, seperti gambar di bawah ini:
5. Mengubah Tampilan Datasheet
Tampilan datasheet dalam Microsoft Access sama seperti tampilan datasheet pada Microsoft Excel. Untuk mengubah ukuran tampilan datasheet tersebut, langkah pertama yang harus dilakukan adalah pilih salah satu baris yang akan diubah ukurannya, seperti gambar berikut :
Setelah kita blok satu baris, kita klik kanan pada mouse kemudian pilih Row Height kemudian akan muncul jendela seperti berikut :
Kita dapat mengisikan nilai pada textfield Row Heigt untuk ukuran yang kita inginkan, lalu klik OK.
6. Menambahkan dan Menghapus Field
Field dalam table bisa ditambah maupun dihapus, kita bisa menambahkan field dengan cara memilih nama table yang ingin ditambah fieldnya kemudian klik design pada jendela database, seperti gambar berikut :
Setelah itu kita bisa menyisipkan field sebelum field yang telah terbuat dengan cara memblok field yang akan kita sisipkan field baru di atasnya dengan car klik kanan pada mouse lalu pilih Insert Rows, begitu juga untuk menghapus field, Anda pilih saja Delete Rows, seperti gambar di bawah ini:
7. Mengganti Nama dan Menghapus Table
Untuk mengubah nama table, kita bisa memilih table yang akan kita ubah namanya, lalu klik kanan pada mouse dan pilih Rename, kemudian masukkan nama table yang baru, sedangkan untuk menghapus table, hal yang dilakukan masih sama namun hanya berbeda pilihan, setelah klik kanan pada mouse, pilih delete, lalu klik OK pada jendela konfirmasi, dengan demikian table tersebut sudah terhapus.
8. Mengambil data dari Luar
Pada Microsoft Access, kita dapat mengambil data dari luar untuk di jadikan table dalam database Microsoft access ini. Data yang bisa diambil bisa dari Microsoft Access sendiri, dBASE 5, dBASE III, dBASE IV, Microsoft Excel, HTML Document.. Untuk mengambil data dari luar, kita klik kanan pada bagian yang kosong di jendela database kemudian pilih import dan ikuti langkah selanjutnya sampai selesai. Lihat gambar berikut :
0 komentar:
Posting Komentar